F.A.Q.- Frequently Asked Questions

Allgemeines und Überblick

Hinter dem Probefahrtenbutler steht die Butler Solutions GmbH mit Sitz in Österreich. Wir entwickeln und betreiben die Plattform seit 2017 für Hersteller, Importeure und Händlernetze in Europa und Nordamerika, darunter Marken aus dem Premium-, Motorrad- und Powersports-Segment. Über das System wurden seither hunderttausende Buchungen abgewickelt.

Wir sind bewusst ein spezialisierter Anbieter und kein Baukasten für alles. Die Software wird von uns selbst entwickelt und betrieben, Sie sprechen im Support direkt mit Menschen, die das Produkt kennen. Verträge, Auftragsverarbeitung und Rechnungslegung laufen über ein österreichisches Unternehmen nach europäischem Recht, ohne Zwischenhändler.

Der Probefahrtenbutler ist eine Softwarelösung für Hersteller, Importeure und Händler, mit der sich Fahrzeugerlebnisse vollständig organisieren lassen: von der Online-Buchung einer Probefahrt über Events und Aktionstage bis zur Verwaltung der eingesetzten Fahrzeuge. Interessenten buchen ihren Termin selbst über Ihre Website, Sie behalten Fahrzeuge, Termine und Standorte in einem System im Blick, und aus jeder Buchung entsteht ein qualifizierter Lead. Statt Excel-Listen, Telefonabsprachen und Zettelwirtschaft haben Sie einen durchgängigen Prozess.

Für alle, die Fahrzeuge zu Interessenten bringen: Hersteller und Importeure, die ihr Händlernetz mit einem einheitlichen Buchungsprozess ausstatten wollen, und Händler, die Probefahrten, Vorführflotte und Events an einem oder mehreren Standorten organisieren. Der Probefahrtenbutler ist nicht auf Pkw beschränkt und wird ebenso für Motorräder, Nutzfahrzeuge und Freizeitfahrzeuge eingesetzt. Kleine Betriebe starten mit den Grundfunktionen, größere Organisationen bilden Rollen, Standorte und Marken getrennt ab.

Ein Terminkalender verwaltet die Zeit eines Mitarbeiters, der Probefahrtenbutler verwaltet Fahrzeuge. Ein Fahrzeug muss verfügbar, versichert, sauber und am richtigen Standort sein, dazu kommen Übergabeprotokoll, Kilometerstand und die Dokumentation im Schadensfall. Für Hersteller kommt der einheitliche Prozess über das gesamte Händlernetz hinzu: Buchungsstrecken im Markendesign, Rechte pro Standort, saubere Datenhaltung. Und der Kalender endet mit dem Termin, während bei uns aus jeder Buchung ein qualifizierter Lead entsteht.

Die Fahrzeugverwaltung ist ein Teil davon, aber nicht die ganze Antwort. Der Probefahrtenbutler deckt den kompletten Weg ab, den ein Interessent mit einem Fahrzeug geht: die Online-Buchung einer Probefahrt, Events und Aktionstage, die Planung von Abholungen und Transporten, die Übergabe und Rückgabe sowie die Weitergabe des Kontakts an den Vertrieb. Dazu kommt die Lead-Suite für die klassische Leadgenerierung, sodass Sie Anfragen aus allen Kanälen an einem Platz haben, statt sie über mehrere Tools zu verteilen. Das System ist mehrsprachig und länderübergreifend aufgebaut: Es trägt eine globale Kampagne über mehrere Märkte hinweg genauso wie den einzelnen Händlerstandort. Die Fahrzeugverwaltung ist dabei die Grundlage, auf der alles läuft, weil ohne verlässlichen Fahrzeugbestand keine dieser Buchungen funktioniert. So entsteht aus einzelnen Werkzeugen ein durchgängiges System für alles, was mit Fahrzeugerlebnissen zu tun hat.

Sie pflegen Ihren gesamten Bestand an Vorführ-, Probefahrt- und Eventfahrzeugen an einem Ort, standortübergreifend und mit Rechten pro Mitarbeiter. Jedes Fahrzeug hat einen eigenen Kalender und lässt sich auf Wunsch für Buchungen freigeben, bestätigte Termine sperren den Zeitraum automatisch. Über den Kalender planen Sie nicht nur Probefahrten, sondern auch Abholungen, Transporte und Überstellungen, sodass jederzeit klar ist, wo sich ein Fahrzeug befindet. Bei Übergabe und Rückgabe erfassen Sie Kilometerstand und Tankfüllung, offene Aufgaben wie Reinigung oder Service hinterlegen Sie als To-do. Pro Fahrzeug sehen Sie Auslastung, Probefahrten und die daraus entstandenen Leads. In Entwicklung ist ein vollumfängliches Fahrzeugzustandsmodul mit Fotodokumentation und Schadenserfassung.

Für Autohäuser & Händler

Meist 1–5 Werktage (je nach Individualisierung). Es gibt fertige Embed-Codes oder API-Integrationen. Viele Händler sind in unter 48 Stunden live.

Nein. Der Butler lässt sich meist per Copy-Paste-Code einbinden (ähnlich wie ein Google Maps-Widget). Für perfektes Design-Matching bieten wir aber auch Customizing an.

Ja – integrierter Zahlungsshop (Stripe-Anbindung oder andere) für z. B. Rennstrecken- / Track Probefahrt, VIP-Events etc..

Probefahrten mit hochpreisigen Fahrzeugen können optional auch über „private Links“ und Buchungscodes erfolgen.

Sehr stark reduziert durch:

  • Vorab-Upload Führerschein + Ausweis
  • Digitale Vertragsannahme
  • Erinnerungs-Mails/SMS
  • Optional: Anzahlung / Buchungsgebühr

Für Hersteller & Importeure

Meist 1–5 Werktage (je nach Individualisierung). Es gibt fertige Embed-Codes oder API-Integrationen. Viele Händler sind in unter 48 Stunden live.

Ja. Sie erhalten ein zentrales Dashboard mit Multi-Level-Rechte-Management:

  • Zentrale Kampagnenplanung & -freigabe
  • Automatische Verteilung auf teilnehmende Händler
  • Echtzeit-Übersicht über alle Buchungen, No-Shows, Fahrzeug-Verfügbarkeiten im Netzwerk
  • Verschiedene Rollen
  • SSO Möglichkeit
  • Einheitliche Markenerfahrung und CI (keine unterschiedlichen Styles)
  • Zentrale Steuerung von Kampagnen (z. B. „30 Tage E-Mobilitäts-Offensive“)
  • Einheitliche Datenbasis → besseres Reporting & Lead-Scoring über alle Standorte
  • Weniger Support-Aufwand (nur eine Plattform statt verschiedener Tools)
  • Einfachere Integration in nationale Kampagnen-Websites / Microsites
  • immer aktuelle Fahrzeug-Datenbanken mit Daten und Bildern für das Netzwerk

Sehr gut. Der Probefahrtenbutler wird aktuell in vielen internationalen Märkten für Events und Kampagnen aller Größen eingesetzt. Durch die zusätzlich Möglichkeit des integrierten Ticketshops ist das System auch für kostenpflichtige Events einsetzbar, wie beispielsweise Racetrack Events.

Der Probefahrtenbutler ist auch ein optimales Tool für den Messeeinsatz, da er eine Kombination aus Probefahrten Hot-Leads und normalen Leads zulässt (Beispielsweise auf der IAA). Für die Schnellbuchung Vorort verfügt das System auch über eine QR-Code Buchungsfunktion, wie auch maßgeschneiderte Messe-Kampagnenseiten.

Ja – Fuhrpark-Management mit Modellgruppen, Zuweisungen („Nur bestimmt Modelle für diese Kampagne“), Standort-übergreifende Verfügbarkeitsanzeige und Priorisierung bestimmter Modelle je nach Marketing-Ziel.

  • REST-API für bidirektionale Anbindung
  • Webhooks für Echtzeit-Lead-Übertragung an Ihr zentrales CRM
  • Anbindung an nationale DMS- / Fuhrpark-Systeme möglich
  • Export von Reports (Excel, API) für zentrale Auswertung
  • Teilweise bestehende APIs für große CRM-Lösungen.

Ja – Mehrsprachigkeit ist eine der Core Features für internationale Markenauftritte, Währungen, Länder-spezifische Datenschutz- & Vertragsvorlagen, Zeitzonen-Management. (selbstverständlich auch für internationale Kampagnen, sowie gesamter Händler- und Vertriebsnetzwerke)

Kein Listenpreis – es handelt sich um eine maßgeschneiderte Enterprise-Lösung. Die Kosten staffeln sich nach: Anzahl Händler, Module (Ticketing, Langzeitmiete, Abo, …), Individualisierungsgrad und SLA-Level. → Wir starten immer mit einem Workshop / Proof-of-Concept, danach erhalten Sie ein konkretes Angebot.

Absolut – das ist der Standard-Einstieg für Hersteller:

  • 3–6 Monate Pilot mit 5–20 Händlern
  • Definierte KPIs (Buchungssteigerung, Lead-Qualität, No-Show-Reduktion)
  • Danach Rollout-Entscheidung

Nicht jede Anfrage ist eine Probefahrt. Über die Lead-Suite erfassen Sie auch alle anderen Kontaktwege: Informations- und Angebotsanfragen, Prospektbestellungen, Rückrufwünsche, Event- und Newsletter-Anmeldungen. Die Formulare binden Sie in Ihre Website oder Kampagnenseiten ein, im Design Ihrer Marke und in der jeweiligen Landessprache. Jede Anfrage wird automatisch dem richtigen Standort zugeordnet und landet im selben Leadpool wie die Probefahrten, mit denselben Auswertungen und derselben Weitergabe an den Vertrieb. Damit haben Sie alle Interessenten an einem Platz, statt sie über mehrere Tools und Postfächer zu verteilen.

Technik & Integration

Ja – der Butler verfügt über eine REST-API Schnittstelle.

  • DMS – Systeme
  • GMS / CRM-Systeme
  • Google Analytics / Tag Manager
  • Eigene Lead-Datenbanken per Webhook / API

Ja – es gibt eine Web-App (responsiv) und eine native Probefahrtenbutler Event-App (iOS) sowie eine Händler-App für das tägliche Geschäft am Fahrzeug (Android). Die Meisten Kunden arbeiten in der Kombination Web-App & Event-App.

Ja. Das System ist im Backend als auch Frontend mehrsprachig, da es in vielen internationalen Märkten eingesetzt wird.

Datenschutz & Rechtliches

Alle Daten liegen auf Servern in Österreich und Deutschland und damit innerhalb der EU. Die Verarbeitung erfolgt nach DSGVO, Butler Solutions ist Auftragsverarbeiter, Sie bleiben Verantwortlicher für Ihre Daten. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir bereit.

Die Übertragung erfolgt durchgängig verschlüsselt, der Zugriff ist über Rollen und Standorte getrennt, sodass jeder Mitarbeiter nur die Daten sieht, für die er berechtigt ist. Personenbezogene Daten aus Buchungen werden nach definierten Zeiträumen gelöscht oder anonymisiert. Als Kunde können Sie Ihre Daten jederzeit exportieren, und nach Vertragsende werden sie vollständig entfernt.

  • Ja – in Österreich/Deutschland/DACH-Region praxiserprobt und mit entsprechenden datenschutzrechtlichen Vorkehrungen umgesetzt.

MACH DEN NÄCHSTEN SCHRITT!